//
czytasz...

ERP

Jednolity Plik Kontrolny. Co dla przedsiębiorców oznaczają ostatnie zmiany?

hicron logo

Obowiązek przesyłania plików rejestru VAT w ściśle określonym kształcie został narzucony przez Ministerstwo Finansów w tym roku. Początkowe ustalenia zostały zaktualizowane i pełna współpraca w ramach JPK_VAT została rozszerzona na nowe grupy firm; niebawem czekają nas kolejne zmiany. Jak sprawnie przeprowadzić wysyłkę pliku? Hicron opracował autorskie rozwiązanie, które z sukcesem funkcjonuje już u klientów w pełni integrując się z SAP ERP.

Od 1 lipca bieżącego roku duże przedsiębiorstwa zostały zobowiązane do przesyłania danych podatkowych w ściśle określonym formacie nazywanym Jednolitym Plikiem Kontrolnym (JPK). Według definicji za duże przedsiębiorstwo uważa się firmę zatrudniającą powyżej 250 pracowników, osiągającą obroty ≥ 50 milionów euro lub roczną sumę bilansową powyżej 43 mln €.

Pierwotne wytyczne Ministerstwa Finansów (MF) zakładały tworzenie i przesyłanie plików dotyczących rejestru VAT w formacie XML – na którym opiera się JPK_VAT – na żądanie kontroli skarbowej, jednak od 1 lipca 2016 zostały wprowadzone zmiany nakładające na przedsiębiorców nowe obowiązki.

Każde duże przedsiębiorstwo zostało zobligowane do przekazywania JPK do 25. dnia każdego miesiąca, począwszy od lipca 2016. Dodatkowo obowiązek korzystania z JPK_VAT przez małe i średnie firmy został przyspieszony: pierwotny termin obowiązkowego rozliczenia począwszy od lipca 2018 roku zmieniono na styczeń 2017. Co zmiany te oznaczają dla przedsiębiorców?

Priorytetem stało się wdrożenie rozwiązania informatycznego umożliwiającego generowanie JPK_VAT zgodnie z obowiązującymi standardami, które jednocześnie możliwie najdokładniej zautomatyzuje ten proces. Szczególnie w firmach pracujących na systemach klasy ERP kluczowym zadaniem jest wybór rozwiązania możliwego do zintegrowania z centralnym systemem. Dlatego podjęliśmy intensywne prace zmierzające do utworzenia dedykowanej aplikacji: Hicron JPK – mówi Paweł Polański, architekt rozwiązań odpowiedzialny za ten projekt w Hicron.

Rynek IT odpowiada

Wraz z postępującym zaawansowaniem prac Ministerstwa Finansów czołowi producenci i integratorzy systemów informatycznych rozpoczęli tworzenie rozwiązań obsługujących procesy związane z JPK. Na rynku pojawiło się między innymi narzędzie wspierane przez SAP Polska, a także oficjalna aplikacja Ministerstwa Finansów, która została udostępniona bezpłatnie. Pozostałe aplikacje do tworzenia plików JPK_VAT są płatne, a ich cena waha się w zależności od dostawcy i oferowanych funkcjonalności. Czym zatem kierować się przy wyborze produktu najbardziej właściwego dla firmy?

Rozwiązanie musi przede wszystkim mieć możliwość pełnej integracji z funkcjonującym w firmie systemem informatycznym. Skraca to czas przygotowania pliku, ponieważ dane są pobierane prosto z systemu; nie trzeba ich wprowadzać ręcznie, jak ma to miejsce w aplikacji bez możliwości integracji. Warto zwrócić uwagę na potencjalne koszty wdrożenia oraz na jego możliwości rozwoju, np. czy obsługuje tylko plik JPK_VAT, czy także pozostałe struktury – mówi Paweł Polański.

Dlaczego Hicron JPK?

Hicron, tworząc rozwiązanie wspierające JPK, rozpoczął prace od zdefiniowania podstawowych potrzeb potencjalnych klientów. W zależności od wielkości firmy czy istniejących w niej procesów biznesowych odbiorcy mają różne oczekiwania, obejmujące np. samo przygotowanie pliku, jego opcjonalną wysyłkę z podpisem elektronicznym czy plan wdrożenia pozostałych czterech plików, które będą wymagane już w niedalekiej przyszłości dla małych i średnich firm: JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_WB (wyciąg bankowy), JPK_MAG (magazyn), JPK_FA (faktury VAT).

Główną ideą, jaka kierowała architektami rozwiązań jest całkowity brak ingerencji w standardowo funkcjonujące procesy na skutek implementacji JPK. Aplikacja jest jedynie przydatnym rozszerzeniem, które w żaden sposób nie zmienia dotychczasowego funkcjonowania firmy. Na życzenie klienta zespół Hicron dokonuje audytu procesów związanych z tworzeniem JPK i może uaktualnić je pod kątem lepszego przepływu informacji.

Integracja jako fundament

Dlaczego wspomniana wyżej integracja z SAP jest tak istotna? Aplikacja współdziałająca z centralnym systemem automatycznie pobiera niezbędne dane finansowe bezpośrednio z jego bazy danych we właściwym formacie XML, waliduje go pod kątem poprawności danych, a następnie tworzy plik JPK i archiwizuje na serwerze aplikacyjnym SAP ERP z możliwością podglądu historii plików w dowolnym momencie. Część dostępnych na rynku aplikacji nie oferuje możliwości integracji i – choć nawet kilkukrotnie tańsze – wydłuża i komplikuje proces powtarzanej co miesiąc wysyłki: pobranie danych, ręczne przeniesienie do aplikacji, ręczna walidacja…

Hicron JPK  jest otwartą aplikacją: jej wdrożenie i integracja przebiegają błyskawicznie, nie generując w zasadzie wydatków na implementację: klient ponosi jedynie koszt samego rozwiązania. Dodatkowym profitem jest opcja szybkiej rozbudowy rozwiązania o kolejne komponenty powiązane z w/w strukturami raportowania do MF.

Hicron JPK_VAT sprawdziło się doskonale w procesie pierwszych wysyłek plików do Ministerstwa Finansów. Wszystkich ośmiu klientów korzystających z aplikacji wysłało w terminie prawidłowe pliki; niektórzy korzystali z opcjonalnego komponentu Hicron JPK Sender,  który zapewnił zautomatyzowany transfer przygotowanych dokumentów bezpośrednio do MF wprost z systemu SAP ERP – zaznacza Celina Rutkowska. Program Manager Hicron JPK.

Co jeszcze oferuje Hicron dla firm objętych obowiązkiem generowania JPK? Oprócz dostarczenia skutecznego rozwiązania wysokiej jakości w ciągu kilku dni, możliwa jest także implementacja kolejnych komponentów, które już niebawem staną się obowiązkiem podatników. Wszyscy użytkownicy zostają przeszkoleni oraz otrzymują profesjonalne wsparcie podczas procesu pierwszej wysyłki. W przypadku wielopoziomowej struktury i współistnienia wielu spółek, Hicron JPK może zostać wyskalowany do wszystkich podmiotów.

Czego potrzebują klienci?

Oprócz wdrożonego rozwiązania, poprzedzonego analizą, mapowaniem procesów uczestniczących w wysyłce JPK, importu danych z zewnętrznych systemów lub integracji z SAP ERP, ważny jest też element szerokiego wsparcia klienta w toku tych zmian. Obejmuje on ze strony Hicron zarówno dokładny audyt systemu jak i walidację pod kątem technicznym i systemowym.

Szybko zachodzące zmiany wymagają od przedsiębiorców ciągłej czujności w zakresie nowych obowiązków podatkowo-księgowych. W ramach kompleksowości usługi Hicron oferuje także wsparcie ze strony doradców podatkowych, których zadaniem jest płynne przeprowadzenie użytkowników przez nowe obowiązki.

Wytyczne Ministerstwa Finansów oznaczają dla nas, jako dużego przedsiębiorstwa, koniczność szybkiego i sprawnego wdrożenia rozwiązania, które będzie w stanie uprościć ten proces tak, aby comiesięczna obsługa stosownych dokumentów wymagała od zespołu księgowego minimalnego nakładu pracy. Wdrożenie HICRON_JPK odbyło się dla nas niemal niezauważenie, a kolejne wysyłki dokumentu JPK przebiegają bez problemów – mówi Anna Serafin, Główna Księgowa w WAGO, gdzie wdrożono HICRON_JPK.

Zmiany narzucone przez Ministerstwo Finansów to kolejny etap powszechnej informatyzacji przedsiębiorstw. Z założenia obowiązek JPK ułatwia i upraszcza procesy kontrolne, skracając czas ich przygotowania i minimalizując ryzyko ewentualnych błędów. To także właściwy moment na rozważenie rozbudowy systemu IT o niewielki komponent, który ma wielkie znaczenie.

Źródło: Hicron

Podziel się: Podziel się z innymi za pomocą portali społecznościowych.
  • Facebook
  • Twitter
  • Google Bookmarks
  • LinkedIn
  • MySpace
  • Wykop
  • Print

Dyskusja

Nie dodano jeszcze komentarzy.

Napisz komentarz